PRESUPUESTO
Guía completa de nóminas en España (2025): cómo leerlas, calcularlas y auditarlas sin errores
Digy_Admin
15 Sep 2025
Laboral

En esta guía te explicamos todo lo que debes saber sobre las nóminas en España: su estructura, cómo calcularlas correctamente, los errores más frecuentes y cómo auditarlas internamente para evitar sanciones.

📚 Al final del artículo encontrarás una bibliografía con enlaces oficiales y recursos de interés para ampliar información.

¿Qué es una nómina (y por qué te importa de verdad)?

La nómina es el documento que justifica el pago del salario de una persona trabajadora. No se trata de un simple resumen: es un recibo legal obligatorio, con estructura y contenido definidos por ley.

El Estatuto de los Trabajadores (art. 29) exige que el recibo de salarios se ajuste al modelo oficial o al pactado en convenio o empresa, siempre con la debida claridad.

Desde 2014, el formato actual está regulado por la Orden ESS/2098/2014, que modificó el modelo publicado en la Orden de 27 de diciembre de 1994. Si usas un modelo propio, debe contener los mismos elementos básicos y diferenciar claramente entre percepciones y deducciones.

Estructura obligatoria de una nómina

Una nómina válida debe incluir al menos:

1. Encabezado

  • Datos de la empresa: razón social, CIF, CNAE, código de cuenta de cotización.
  • Datos del trabajador/a: nombre, NIF, NAF, grupo profesional y grupo de cotización.
  • Periodo de liquidación y convenio aplicable.

2. Devengos (percepciones)

Salariales: salario base, pluses de convenio, antigüedad, horas extra, pagas prorrateadas.
No salariales: dietas, plus transporte, indemnizaciones (no cotizan, salvo excepciones).

3. Deducciones

  • Seguridad Social (trabajador): contingencias comunes, desempleo, formación, MEI.
  • IRPF: calculado según el algoritmo de la AEAT.
  • Otras deducciones: anticipos, embargos, etc.

4. Bases de cotización

  • Base de contingencias comunes (CCC).
  • Base de contingencias profesionales (AT/EP).
  • Base de horas extra (si aplica).

5. Líquido a percibir

Devengos – Deducciones = Neto.

6. Pie de nómina

Lugar, fecha, firma digital (o sistema electrónico) y, opcionalmente, el coste empresa.

Factores clave que influyen en una nómina

🔹 Salario Mínimo Interprofesional (SMI)

El SMI 2025 está fijado en 1.184 €/mes en 14 pagas (o su equivalente en 12 pagas). Este valor marca los mínimos legales que deben respetarse en todas las relaciones laborales.

🔹 Grupo profesional y de cotización

Define el rango salarial y las bases mínimas/máximas de cotización. Un error en el grupo de cotización puede generar diferencias de bases y sanciones de la TGSS.

🔹 Retención de IRPF

El tipo de retención no se elige: lo calcula la AEAT automáticamente en función del salario anual estimado, situación familiar, discapacidad, pensiones, etc.

🔹 Bases y tipos de cotización

Cada año se actualizan las bases y tipos de cotización a la Seguridad Social mediante la Orden PJC/178/2025, que fija topes y porcentajes aplicables a cada grupo profesional.

Cómo calcular una nómina paso a paso

  1. Determina el salario bruto mensual según convenio y contrato.
  2. Clasifica los conceptos entre salariales y no salariales.
  3. Calcula las bases de cotización aplicando las reglas de la TGSS.
  4. Aplica los tipos de cotización correspondientes (trabajador y empresa).
  5. Calcula la retención de IRPF según el algoritmo oficial de la AEAT.
  6. Liquida la nómina restando deducciones a los devengos.
  7. Verifica y declara los datos en Seguridad Social y Hacienda (SILTRA, 111, 115, etc.).

Errores comunes en nóminas (y cómo evitarlos)

  • Categoría profesional o grupo de cotización incorrecto.
  • Pagas extras mal prorrateadas.
  • Variables o bonus liquidados fuera del periodo correspondiente.
  • Dietas o pluses que exceden los límites exentos.
  • Falta de actualización de SMI o tablas del convenio.
  • Retenciones de IRPF aplicadas manualmente.
  • Falta de entrega de nómina o retrasos en el pago.

Plazos y consecuencias por retrasos

El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores establece que el salario debe pagarse puntualmente según la periodicidad pactada (normalmente mensual).
Los retrasos generan el interés de mora del 10 %, incluso aunque la empresa abone posteriormente las cantidades.

Ejemplo práctico (simplificado)

Técnico/a de marketing – Grupo 2

  • Salario base: 1.600 €
  • Plus convenio: 150 €
  • Prorrata de pagas extra: 266,67 €
  • Plus transporte: 60 € (no salarial)
    Devengos totales: 2.076,67 €
    Deducciones: Seguridad Social + IRPF
    Líquido a percibir: aprox. 1.670 € netos

(Ejemplo orientativo; los importes varían según tipo de IRPF y convenio.)

Checklist de auditoría interna

Mensual
✅ Verifica aplicación de SMI y convenio.
✅ Revisa grupo de cotización.
✅ Comprueba bases y topes de cotización.
✅ Asegúrate de que las dietas estén justificadas.
✅ Recalcula IRPF si cambian circunstancias personales.

Trimestral
✅ Cruza costes empresa con presupuesto RRHH.
✅ Audita aleatoriamente nóminas y formatos.

Anual
✅ Regulariza IRPF.
✅ Actualiza políticas de gastos, teletrabajo y variables.

Nómina y experiencia del empleado

La nómina influye directamente en la confianza y percepción interna. Errores recurrentes o falta de claridad deterioran la cultura laboral.
Buenas prácticas:

  • Portal del empleado con histórico de nóminas.
  • Comunicación proactiva ante cambios legales o fiscales.
  • SLA de respuesta rápida ante incidencias.

Caso real: Startup con crecimiento rápido

Una empresa tecnológica con 35 empleados sufría desajustes por categorías erróneas y cálculos de IRPF desactualizados.
Tras una auditoría de Digy Admin, se reclasificaron los grupos, se ajustaron las bases y se automatizaron los cálculos.

Resultados:

  • Incidencias reducidas un 87 %.
  • Ahorro de un 65 % en recargos.
  • Incremento de satisfacción del equipo de un 6,1 a un 8,7.

Preguntas frecuentes

¿Puedo elegir el porcentaje de IRPF?
No. Lo calcula la AEAT automáticamente. Solo puedes aumentar la retención, nunca reducirla.

¿Las dietas cotizan o tributan?
No, mientras estén justificadas y dentro de los límites establecidos por la ley.

¿Qué ocurre si se retrasa el pago?
La empresa deberá abonar un interés del 10 % por mora.

¿Puedo usar un modelo de nómina distinto al del BOE?
Sí, siempre que respete la estructura, los conceptos y la claridad del modelo oficial.

Roadmap para profesionalizar tu payroll

Fase 1 — Higiene (0–30 días)

  • Auditoría de nóminas y verificación de SMI 2025.
  • Revisión de grupos de cotización y tablas.
  • Reparametrización de IRPF.

Fase 2 — Estandarización (30–60 días)

  • Catálogo de conceptos retributivos.
  • Políticas de gastos y variables con flujos aprobatorios.

Fase 3 — Control y análisis (60–90 días)

  • Cuadro de mando de costes, alertas de bases y SLAs de incidencias.

Cómo te ayudamos desde Digy Admin

  • Implantación o migración de tu sistema de nóminas.
  • Auditoría preventiva de bases, IRPF y convenios.
  • Automatización de reporting y generación de ficheros SILTRA.
  • Atención directa a empleados y validación de costes.
  • Cumplimiento normativo y actualizaciones ante cambios en SMI, IRPF o cotizaciones.

Recursos normativos clave 2025

  • Real Decreto 87/2025, de 11 de febrero: fija el SMI 2025.
  • Orden PJC/178/2025, de 25 de febrero: normas de cotización a la Seguridad Social.
  • Orden ESS/2098/2014, que modifica el modelo oficial de nómina.
  • Estatuto de los Trabajadores (art. 29): obligación de pago y mora salarial.

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📚 Bibliografía y enlaces oficiales

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