El año 2025 marca un punto de inflexión en la gestión administrativa española. Con la consolidación de nuevas reformas en la Seguridad Social, la actualización del Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) y los ajustes en los tramos de IRPF, leer y calcular una nómina correctamente ha dejado de ser un trámite para convertirse en una necesidad estratégica.
Un error en un concepto salarial no solo afecta al bolsillo del trabajador; expone a la empresa a sanciones de la Inspección de Trabajo y a desajustes en la contabilidad. En esta guía técnica, el equipo de expertos de Digy Admin disecciona la estructura de la nómina perfecta y cómo auditarla.
🚀 Atajo para gestores y empresas
¿Has llegado aquí buscando una solución inmediata porque tu gestoría actual es lenta o simplemente necesitas un trámite puntual? En Digy Admin hemos separado nuestros servicios para adaptarnos a tu urgencia:
- ¿Necesitas una nómina YA? Sin cuotas mensuales, pago único. [Ir a la tienda]
- ¿Buscas gestión integral? Servicio recurrente para empresas. [Ver servicios]
1. Encabezado y Periodo de Liquidación
Parece obvio, pero el 15% de los errores administrativos comienzan aquí. El encabezado debe identificar inequívocamente a la empresa (Cif, Código de Cuenta de Cotización – CCC) y al trabajador (NIF, Número de Afiliación a la Seguridad Social – NAF).
Dato crítico: El «Grupo de Cotización» determinará los límites máximos y mínimos de la base de cotización. Un grupo incorrecto puede generar infracotización.
2. Los Devengos: ¿Qué cobra realmente el empleado?
Los devengos son la suma de todos los conceptos brutos, y se dividen en dos categorías que tributan de forma distinta.
A) Percepciones Salariales
Son aquellas que retribuyen el trabajo efectivo. Cotizan a la Seguridad Social y tributan al IRPF:
- Salario Base: Fijado por Convenio Colectivo.
- Complementos Personales: Antigüedad, idiomas, títulos.
- Complementos de Puesto: Peligrosidad, nocturnidad, responsabilidad.
- Horas Extraordinarias: Se pagan aparte y tienen una cotización específica.
- Salario en Especie: Uso de vehículo de empresa, vivienda o seguro médico. (Recuerda: no puede superar el 30% del salario total).
B) Percepciones No Salariales (Extrasalariales)
Son compensaciones por gastos, no retribución directa por trabajo. Históricamente estaban exentas, pero hoy la mayoría cotizan a la Seguridad Social:
- Plus Transporte: Cotiza íntegramente a la SS (aunque tiene exención en IRPF bajo ciertos límites).
- Dietas y Kilometraje: Exentos si se justifican debidamente y no superan los límites de Hacienda (0,26€/km en 2025, sujeto a revisión).
3. Deducciones: El laberinto de la Seguridad Social en 2025
Aquí es donde el empleado ve la diferencia entre el Bruto y el Neto. Las deducciones son obligatorias y la empresa actúa como mero recaudador para el Estado.
A continuación, detallamos los porcentajes que se restan al trabajador en una nómina estándar (Contrato Indefinido) según la normativa de 2025:
| Concepto | Porcentaje (Trabajador) | ¿Para qué sirve? |
|---|---|---|
| Contingencias Comunes | 4,70% | Cubre enfermedad común, maternidad/paternidad y jubilación. |
| Desempleo (Paro) | 1,55% (Indefinidos) / 1,60% (Temporales) | Prestación por desempleo. |
| Formación Profesional | 0,10% | Cursos y formación bonificada. |
| MEI (Mecanismo Equidad) | Variable 2025 (aprox 0,12% – 0,15%) | Fondo de reserva para pensiones futuras. |
| IRPF | Variable (Según sueldo y familia) | Adelanto a Hacienda para la Declaración de la Renta. |
El IRPF y el Modelo 145
El porcentaje de IRPF no es arbitrario. Depende de las tablas de Hacienda y de la situación familiar del trabajador (hijos, discapacidad, cónyuge a cargo). Es vital que cada trabajador rellene el Modelo 145 al inicio del año o cuando cambie su situación. Si no lo hacen, la empresa debe aplicar el tipo máximo o un tipo por defecto que suele perjudicar al empleado.
4. Lo que la nómina no dice: El Coste Empresa
Este es el dato más importante para el empresario y el gran desconocido para el trabajador. La nómina que entregas es solo una parte del coste.
Por cada 1.000€ de salario bruto, la empresa paga aproximadamente 320€ adicionales a la Seguridad Social (un 30-33% extra). Este coste incluye:
- Contingencias Comunes (Empresa): 23,60%
- Desempleo (Empresa): 5,50% (en contratos indefinidos)
- FOGASA y Formación: 0,80%
- MEI (Parte Empresa): La mayor parte del MEI la asume la empresa, no el trabajador.
En Digy Admin, nuestros informes mensuales te desglosan el «Coste Real Total» para que sepas exactamente cuánto te cuesta cada puesto de trabajo, sin sorpresas.
5. Auditoría: Lista de comprobación para evitar multas
Antes de cerrar el mes, verifica estos tres puntos:
- ¿Coincide la base de cotización con el salario real? Si pagas conceptos «fuera de nómina», te arriesgas a actas de liquidación muy graves.
- ¿Están prorrateadas las pagas extras? Si el convenio lo permite y lo haces mes a mes, verifícalo. Si no, recuerda provisionar el dinero para junio y diciembre.
- ¿Se han notificado las variaciones a tiempo? Las bajas médicas o cambios de contrato deben comunicarse a la Seguridad Social en plazos de 3 días naturales.
Conclusión: Profesionaliza tu gestión laboral
La gestión de nóminas en 2025 requiere tecnología y conocimiento legal actualizado. No es solo «hacer papeles», es garantizar la tranquilidad legal de tu negocio.
Opción A: Nómina Puntual
Perfecto para necesidades específicas, regularizaciones o si tienes una estructura muy pequeña y no quieres costes fijos.
- Sin ataduras ni contratos anuales.
- Proceso 100% online y rápido.
- Revisado por experto laboral.
Opción B: Digy Admin Integral
Delega el 100% de la responsabilidad. Nos convertimos en tu departamento laboral externo.
- Gestión de Altas, Bajas y Contratos.
- Presentación de Seguros Sociales (RLC/RNT).
- Defensa Jurídica y Asesoramiento continuo.