La gestión fiscal es uno de los pilares más importantes (y delicados) en el crecimiento de cualquier empresa, especialmente en el caso de las startups. Si estás leyendo esto, probablemente estés al frente de un proyecto que ha pasado ya su fase inicial, ha empezado a facturar cifras relevantes y ahora se enfrenta al reto de tomar decisiones financieras más estratégicas. Una de las grandes preguntas que suelen surgir en esta etapa es: ¿externalizo la gestión fiscal o lo mantengo dentro del equipo?
En este artículo vamos a analizar con profundidad cuándo tiene sentido delegar esta área en una gestoría fiscal experta como Digy Admin y cuándo podrías optar por mantener el control internamente, aunque sea de forma temporal. Veremos errores comunes, criterios clave, ejemplos reales, un checklist de decisión y, por supuesto, cómo podemos ayudarte si decides dar el paso hacia la externalización.
🚀 Entendiendo el contexto: la evolución fiscal de una startup
Toda startup pasa por etapas que exigen diferentes niveles de gestión financiera y fiscal. Vamos a simplificarlo en tres fases:
- Fase de arranque: creación de la SL, primeros movimientos, cero o baja facturación.
- Fase de tracción: validación del modelo, ingresos crecientes, contratación de equipo.
- Fase de consolidación/escalado: crecimiento sostenido, inversores, expansión nacional o internacional.
Cada etapa tiene implicaciones fiscales diferentes y requerimientos que crecen en complejidad. Muchos emprendedores comienzan usando herramientas automáticas o asesorías online básicas. Sin embargo, cuando se superan ciertos umbrales de facturación y carga administrativa, esta estructura empieza a quedarse corta.
❌ ¿Qué pasa cuando no externalizas a tiempo?
Aquí es donde empiezan los errores costosos:
- Modelo fiscal mal escogido (IRPF vs IS) y pago de más impuestos durante años.
- Olvido de modelos trimestrales o presentación fuera de plazo.
- Retrasos en la presentación del Impuesto de Sociedades, con sanciones.
- Doble contabilidad: herramienta + Excel + asesoría descoordinada.
- Deducciones fiscales mal aplicadas o no aprovechadas.
- Problemas con la Seguridad Social en altas y bajas de trabajadores.
- Confusión total en el cierre contable y preparación para ronda de inversión.
Y lo peor: el tiempo que pierdes tú o tu equipo intentando gestionar todo esto, sin el expertise necesario, cuando podríais estar dedicando ese tiempo a producto, ventas o estrategia.
📈 Cuándo deberías externalizar la gestión fiscal
Hay varios indicadores que te dicen que ha llegado el momento de delegar esta área en una gestoría especializada. Aquí van los principales:
✅ 1. Has superado los 300.000 € de facturación anual
Este es el punto en el que la Agencia Tributaria empieza a mirarte de otra forma. También es cuando muchas startups cometen errores al no adaptarse al nuevo volumen de operaciones. Aquí ya no vale un gestor «barato», necesitas uno experto y con visión fiscal avanzada.
✅ 2. Tienes más de un canal de ingresos (e-commerce, SaaS, B2B…)
Cuanto más diversificas, más complejidad contable y fiscal asumes. ¿Estás aplicando bien el IVA por tipo de cliente? ¿Has revisado las exenciones? ¿Sabes cómo declarar ingresos en marketplaces o Stripe?
✅ 3. Manejas inversión externa o subvenciones
El uso de fondos públicos o capital riesgo exige orden fiscal. Si no tienes los informes contables claros y auditables, puedes perder oportunidades o, peor aún, meterte en un lío.
✅ 4. Has contratado equipo o subcontratas freelancers
Eso implica nóminas, cotizaciones, modelos 111, retenciones y… convenios colectivos. Una asesoría laboral integrada es fundamental.
✅ 5. Quieres ahorrar impuestos de forma legal
Si estás creciendo, ya no se trata solo de cumplir. Necesitas una estrategia fiscal real: amortizaciones, gastos deducibles, estructuras eficientes y optimización de beneficios.
✅ 6. El gestor que tienes no te responde a tiempo o comete errores
No necesitas un gestor que te pase la liquidación del IVA tres horas antes del cierre del trimestre. Necesitas alguien que te aconseje antes de que eso ocurra.
❓ Y entonces… ¿cuándo NO deberías externalizar todavía?
Sí, hay algunos casos en los que externalizar puede no ser necesario aún:
❌ 1. Eres una startup recién creada sin actividad real ni ingresos
En ese caso, puedes usar una gestoría básica solo para presentar el modelo 303 en blanco. Pero en cuanto empieces a facturar, debes subir de nivel.
❌ 2. El equipo tiene un perfil financiero fuerte in-house
Si cuentas con un CFO con experiencia fiscal, podrías internalizar parte del proceso. Aun así, necesitarás apoyo externo puntual en cierres contables, revisión del Impuesto de Sociedades o inspecciones.
❌ 3. Tienes menos de 10 facturas al mes y estructura mínima
En algunos casos muy controlados (por ejemplo, MVPs sin ingresos), podrías mantenerlo interno con ayuda de software como Holded o Quipu. Pero la curva de crecimiento puede obligarte a cambiar pronto.
🧠 Checklist: ¿es el momento de externalizar?
Haz este test rápido. Si respondes “sí” a más de 3 preguntas, es hora de delegar:
✅ ¿Tienes ingresos mensuales superiores a 25.000 €?
✅ ¿Tu equipo no tiene experiencia fiscal ni contable?
✅ ¿Has recibido subvenciones, ayudas o inversión externa?
✅ ¿Tienes nóminas, freelancers o personal en plantilla?
✅ ¿Quieres saber cómo ahorrar impuestos legalmente?
✅ ¿Tu gestor actual no responde rápido o comete errores?
✅ ¿Tu startup vende online o presta servicios fuera de España?
✅ ¿Te preocupa un requerimiento de Hacienda o inspección?
📊 Caso práctico: Startup SaaS con 500k de facturación anual
Una de las startups con las que trabaja Digy Admin es una empresa SaaS con sede en Barcelona. Superó los 500.000 € en facturación en su segundo año, tenía 12 empleados y había recibido una ronda seed de 700.000 €.
Cuando nos contactaron, usaban una gestoría online básica. No tenían cuenta de resultados por centros de coste, no aplicaban deducciones por I+D y estaban presentando mal el IVA por operaciones con clientes extranjeros.
En tres meses:
✅ Reestructuramos su contabilidad por áreas de negocio.
✅ Aplicamos deducciones fiscales específicas para software.
✅ Prepararon el cierre contable con informes para inversores.
✅ Detectamos errores en modelos anteriores que se corrigieron sin sanción.
✅ Se logró un ahorro fiscal de más de 15.000 € en un solo ejercicio.
📌 Conclusión: Externalizar no es un gasto, es una inversión
Externalizar tu gestión fiscal no solo te libera tiempo, también te ahorra dinero. Especialmente cuando ya estás facturando cantidades relevantes y necesitas tomar decisiones estratégicas con visión de futuro.
Una buena asesoría no es solo quien presenta tus impuestos, sino quien te ayuda a pagar menos, dentro de la legalidad, y con tranquilidad. En Digy Admin llevamos años trabajando con empresas como la tuya y sabemos lo que implica crecer rápido y con orden.
👉 ¿Estás creciendo y no quieres cometer errores fiscales?
Evita sustos, sanciones y sobrecostes innecesarios.
Deja que Digy Admin te asesore y optimiza ya tu fiscalidad.