Septiembre y Enero son los meses de mayor inversión para las pymes y autónomos: renovación de equipos, material de oficina, viajes comerciales y puestas a punto. Sin embargo, también son los periodos donde la Agencia Tributaria pone la lupa sobre deducciones indebidas.
¿Sabías que un ticket de restaurante mal justificado o la compra de un ordenador sin la factura correcta pueden desencadenar una inspección completa de tu contabilidad? En Digy Admin te explicamos las reglas del juego para 2025.
Índice de Contenidos (Haz clic para navegar)
1. La Regla de Oro: Correlación con los Ingresos
Para que un gasto sea fiscalmente deducible en el Impuesto de Sociedades (o en IRPF si tienes un pack de autónomo), no basta con tener la factura. Debe cumplir tres requisitos simultáneos:
- Estar vinculado a la actividad económica (necesario para generar ingresos).
- Estar debidamente justificado (factura completa).
- Estar registrado en la contabilidad.
⚠️ Cuidado con el «Uso Mixto»
Hacienda es muy estricta con los bienes que pueden usarse para la vida personal y profesional a la vez (vehículos, ordenadores en casa, móviles). Si no puedes demostrar el uso 100% exclusivo para la empresa, la deducción peligra.
2. El error más común: Ticket vs. Factura
Aquí es donde el 80% de las pymes pierden dinero. Un «ticket» de caja (técnicamente, factura simplificada) NO sirve para deducir el IVA, aunque a veces se acepte como gasto en IRPF.
Para recuperar el 21% de IVA de ese portátil nuevo o de la comida con clientes, necesitas exigir una Factura Completa que incluya:
- Tus datos fiscales completos (Nombre/Razón Social, NIF y Dirección).
- Desglose de Base Imponible y Cuota de IVA.
- Número de factura y fecha.
3. Tabla Rápida: ¿Qué puedo deducir y qué no?
Hemos preparado esta guía rápida para tus compras de «Vuelta al Trabajo»:
| Gasto | Deducibilidad | Condición Clave |
|---|---|---|
| Material de Oficina / Tecnología | ✅ 100% Deducible | Factura a nombre de la empresa. Si supera los 300€, debe amortizarse (no deducirse todo de golpe). |
| Comidas con Clientes | ✅ 100% Deducible | Debes justificar el motivo de la reunión (emails, agenda) y que sea para captar/fidelizar negocio. |
| Ropa de Trabajo | ⚠️ Depende | Solo si es uniforme con logo o ropa de seguridad (EPI). Un traje «de vestir» no es deducible. |
| Vehículo (Turismo) | ⚠️ 50% IVA | En SL y Autónomos se presume afectación al 50%. Para deducir el 100% debes ser agente comercial o transporte. |
| Formación (Cursos) | ✅ 100% Deducible | Si el curso está relacionado con tu actividad actual o reciclaje profesional. |
4. La importancia de la Digitalización (Veri*factu)
Con la entrada en vigor de los sistemas Veri*factu, la trazabilidad de los gastos es total. Ya no se puede «arreglar la contabilidad» a final de año. Los registros deben ser inmediatos e inalterables.
Si todavía llevas tu gestión con Excel o carpetas físicas, estás asumiendo un riesgo innecesario. En Digy Admin (a través de nuestro servicio de asesoría fiscal) implementamos sistemas que auditan cada gasto antes de presentarlo a Hacienda.
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